Помощни материали

Помощни материалиКаталожната система за дигитализиране на различни видове колекции съдържа разнообразна информация, свързана с отделните предмети, изложби, проекти и публикации. Но е невъзможно в нея да бъдат поместени абсолютно всички сведения. Затова се налага да бъдат използвани допълнителни хартиени и дигитални файлове. Те позволяват каталогът да бъде с размер, който лесно се управлява.

Всеки един предмет трябва да бъде вписан в регистрационна книга. Тя е основната препратка към колекциите и резервен вариант, в случай, че нещо се случи с каталога или ако другите хартиени файлове биват сложени на неправилни места.

Много важна е и ролята на т.нар. работни листове (worksheets). Те са разделени на полета, а за попълването им се използва стандартна терминология. Това улеснява както работата с тях, така и по-нататъшното компютъризиране.

В изброените помощни материали се вписва разнообразна информация за предмета, като:

  • регистрационен номер;
  • име или заглавие;
  • описание;
  • ключови думи;
  • надписи и маркировки;
  • размер;
  • автор;
  • къде и кога е изработен;
  • кога и как е употребяван;
  • как е придобит;
  • състояние;
  • място на съхранение;
  • актуално местонахождение;
  • допълнителни файлове;
  • ограничения;
  • бележки;
  • име на каталогизиращия.

Дигиталните файлове, свързани с каталожната система, трябва да се съхраняват на външен диск или отделен сървър. Това се дължи на факта, че те често са с голям размер и ако се намират на същата машина, на която е и каталогът, ще се увеличи времето за реагиране. Добър вариант е компютърните папки да бъдат подреждани според регистрационния номер на предметите, а ако разполагате с повече информация за някой от тях, можете да използвате и подпапки. На фотографиите е добре да се даде отделен номер, тъй като те биват разглеждани най-често. Той ще бъде вписан в таблица, която съдържа името на фотографа и това на собственика на авторските права; датата, на която е направена снимката и регистрационният номер на предмета, за който се отнася.

От изложеното до тук става ясно, че качественото дигитализиране е един всеобхватен процес, който зависи и се определя от различни елементи. Затова е необходимо те да бъдат изработени прецизно, усърдно и с внимание към детайлите. Така системата ще работи ефективно и с лекота.

 

Ако проявявате интерес или ако работата ви изисква дигитализация на движими и недвижими ценности, можете да се свържете с нашия екип. НИТ – Нови Интернет Технологии ЕООД предлага уникална за България софтуерна платформа, подходяща за каталогизиране и дигитално съхранение и представяне на колекции от всякакъв размер и вид!